Şirketler İşçi Çalıştırırken Nelere Dikkat Etmeli? İşverenler İçin Personel ve İş Hukuku Rehberi

Şirketler İşçi Çalıştırırken Nelere Dikkat Etmeli? İşverenler İçin Personel ve İş Hukuku Rehberi

Bir şirket için iş hukuku riski yalnızca işten çıkarma sırasında başlamaz. İşe giriş bildirgesinin zamanında verilmesi, çalışma saatlerinin doğru kaydı, ücretin gerçek tutarı üzerinden gösterilmesi ve yıllık iznin belgelendirilmesi aynı sürecin parçalarıdır. Bu belgeler birbirini doğrulamadığında, işçilik alacağı davasında veya denetimde fiilî uygulamayı açıklamak güçleşir.

Peki işverenler hangi kayıtları tutmalı ve personel işlemlerinde en çok nerede hata yapıyor? Aşağıdaki başlıklar, özellikle çalışanı bulunan şirketler için uygulanabilir bir çerçeve sunar.

İşe girişte hangi belgeler hazırlanmalı?

4/a kapsamındaki sigortalı için SGK işe giriş bildirgesi kural olarak çalışmaya başlamadan önce verilir. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde en geç çalışmaya başlanan gün; ilk kez işyeri bildirgesi verilen işyerlerinde ilk sigortalının çalışmaya başladığı tarihten itibaren bir ay içinde işe alınanlar için bu bir aylık sürenin sonuna kadar bildirim yapılabilmesi gibi kanuni istisnalar vardır. Başka özel süreler de bulunabildiğinden, 5510 sayılı Kanun'daki süreler somut işyeri bakımından kontrol edilmelidir. Fiilî işe başlama tarihiyle bildirilen tarih uyuşmalıdır.

İşin niteliği, ücret, çalışma yeri, çalışma düzeni ve görevler başlangıçta açıkça belirlenmelidir. İş sözleşmesi kural olarak özel bir şekle tabi değildir; süresi bir yıl veya daha fazla olan sözleşmeler yazılı yapılmalıdır. Yazılı sözleşme yapılmayan hâllerde, süresi bir ayı geçmeyen belirli süreli sözleşmeler istisnası saklı kalmak üzere, işveren çalışma koşullarını, çalışma süresini, temel ücreti ve eklerini, ödeme dönemini ve fesih hükümlerini gösteren yazılı belgeyi en geç iki ay içinde verir. Sözleşme iki aydan önce biterse belge en geç sona erme tarihinde verilmelidir (İş Kanunu m. 8). Yazılı iş sözleşmesi ve görev tanımı, iş ilişkisinin koşullarını sonradan açıklamayı kolaylaştırır.

Çalışana verilen ekipman ve koruyucu donanımlar teslim kaydıyla izlenmeli; gerekli iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri işe ve işyerine uygun olarak verilmelidir. Sadece genel bir form imzalatmak, yapılması gereken eğitimin veya alınması gereken önlemin yerini tutmaz.

İşçi özlük dosyasında neler bulunmalı?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverenin çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemesini ve kanunen düzenlenmesi gereken kayıtları saklamasını öngörür. Kanun, bütün işçilere uygulanacak kapalı bir belge listesi saymaz. Dosya, yalnızca kimlik fotokopisinden ibaret olmamalı; iş ilişkisinin başlangıcından sona ermesine kadar gerekli belgeleri düzenli biçimde içermelidir.

İşyerinin faaliyet alanına ve çalışanın görevine göre dosyada şu kayıtlar önem kazanır:

• İş sözleşmesi, görev tanımı, SGK işe giriş ve işten ayrılış belgeleri;
• ücret ve çalışma koşulu değişiklikleri, fazla çalışma onayı;
• vardiya, giriş çıkış, puantaj, ücret hesap pusulası ve ödeme kayıtları;
• yıllık izin ve diğer izin belgeleri;
• gerekli sağlık gözetimi, İSG eğitimi ve koruyucu donanım teslim kayıtları;
• varsa savunma istemleri, ihtarlar, fesih belgeleri ve iş kazası kayıtları.

Her belge her işçi bakımından aynı şekilde aranmaz. Dosyanın içeriği işin koşullarına göre belirlenmelidir. Kişisel veriler amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işlenmeli; ilgili yasal yükümlülükler ve işleme amacı için gerekli süre boyunca saklanmalıdır. Sağlık verileri özel nitelikli olduğundan sağlık kayıtlarına erişim ayrıca sınırlandırılmalıdır.

Vardiya çizelgesi ve puantaj nasıl tutulmalı?

Vardiya çizelgesi planlanan, puantaj ise fiilen gerçekleşen çalışmayı göstermelidir. Çalışanın hangi gün kaçta işe başlayıp ayrıldığı, ara dinlenmesini kullanıp kullanmadığı, haftalık toplamı ve tatil günlerinde çalışması sonradan anlaşılabilmelidir. Kart basma sistemi, güvenilir elektronik kayıt veya döneminde düzenlenmiş imzalı puantaj bu amaçla kullanılabilir.

Boş çizelgelerin önceden imzalatılması ya da aylar sonra aynı saatlerin bütün günlere yazılması, kaydın güvenilirliğini zedeler. Çalışanın kontrol ettiği ve varsa düzeltmeleri tarihli şekilde işlenen haftalık veya aylık kayıtlar daha açıklayıcıdır. Puantaj, bordro ve işyerindeki diğer veriler arasında çelişki bırakılmamalıdır.

Ara dinlenmesi, yalnızca çizelgede yazdığı için kullanılmış sayılmaz. Günlük çalışma süresine göre kanuni asgari ara dinlenmesi dört saat veya altında 15 dakika, dört saati aşıp 7,5 saate kadar 30 dakika, 7,5 saati aşınca bir saattir. Kural olarak aralıksız kullandırılır; iklim, mevsim, o yerdeki gelenekler ve işin niteliği dikkate alınarak İş Kanunu'nun 68. maddesindeki koşullar çerçevesinde sözleşmeyle aralıklı kullandırılabilir. Fiilen kullandırılan ara dinlenmesi çalışma süresinden sayılmaz.

Fazla çalışma onayı alınması yeterli mi?

Hayır. Fazla çalışma onayı, işçinin fazla çalışma yapmayı kabul etmesine; puantaj ise ne zaman ve ne kadar çalıştığına ilişkindir. Ödeme de bordro ve banka kayıtlarında ayrıca izlenmelidir.

Genel kural olarak haftalık 45 saati aşan çalışma fazla çalışmadır ve her saat için normal saatlik ücret yüzde 50 artırılarak ödenir. Sözleşmeyle haftalık çalışma süresi 45 saatin altında belirlenmişse, bu süreyi aşan ve 45 saate kadar olan bölüm kural olarak yüzde 25 zamlı fazla sürelerle çalışma kapsamındadır. Günlük çalışma süresi, denkleştirme uygulanırken de kural olarak 11 saati aşamaz. Usulüne uygun denkleştirmede bir haftanın 45 saati aşması tek başına fazla çalışma sonucunu doğurmayabilir; denkleştirme döneminin ortalaması ve diğer kanuni sınırlar dikkate alınır. Turizm sektöründe denkleştirme dönemi dört ay, toplu iş sözleşmesiyle altı aya kadar olabilir.

Fazla çalışma için işçinin onayı alınmalı; yıllık 270 saat sınırı da gözetilmelidir. Onay ve çalışma kayıtları ilgili fazla çalışma yönetmeliğine uygun tutulmalıdır. İşçinin onayı, fiilen yapılan çalışmanın kaydedilmesi ve karşılığının ödenmesi yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Hafta tatili ve resmi tatilde çalışma nasıl kaydedilmeli?

Genel kural olarak çalışana yedi günlük zaman dilimi içinde kesintisiz en az 24 saat hafta tatili verilmelidir. Hangi günün hafta tatili olduğu vardiya planından anlaşılmalı, o gün fiilen çalışma varsa ayrıca kaydedilmelidir. Hafta tatili çalışmasının ücreti, normal ücretle veya ulusal bayram ve genel tatil ücretiyle karıştırılmamalıdır; hesap somut çalışma düzenine göre yapılır.

Turizm işletmesi belgesi verilen konaklama tesisleri için İş Kanunu'nun 46. maddesinde özel düzenleme vardır: İşçinin yazılı talebi veya onayıyla hak kazandığı hafta tatili, hak kazanılan günü izleyen dört gün içinde kullandırılabilir. Bu durumda, hak kazanılan hafta tatili günündeki çalışmanın günlük normal çalışma süresi kadarlık kısmı fazla çalışma hesabına katılmaz. İşçi, onayını otuz gün önceden yazılı bildirimle geri alabilir. Bu istisna her turizm işyerine veya sırf otel olarak faaliyet gösteren her tesise kendiliğinden uygulanmaz.

Ulusal bayram ve genel tatil gününde çalışmayan işçi o günün ücretine hak kazanır. Çalışması halinde, İş Kanunu'nun 47. maddesi uyarınca çalışılan her gün için ayrıca bir günlük ücret ödenir. Bu günlerde çalışma konusunda sözleşmede hüküm bulunup bulunmadığı, yoksa işçinin onayı da kontrol edilmelidir. Bordroda tatil çalışması açık bir kalem olarak gösterilmelidir.

Bordro, banka ödemesi ve SGK kaydı neden aynı tutarı göstermeli?

Ücret bordrosu ve ücret hesap pusulası, çalışana neyin hangi tutarda ödendiğini anlaşılır biçimde göstermelidir. İş Kanunu'nun 37. maddesi, işçiye ücret hesabını gösteren imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan pusula verilmesini düzenler. İmzalı bordro yararlı bir delildir; ancak gerçek çalışmanın ve ödemenin yerine geçmez.

Normal ücret, fazla çalışma, prim, ikramiye, yol ve yemek ödemeleri ile kesintiler doğru nitelikleriyle kaydedilmelidir. Brüt ücret ve brüt ek ödemelerden yasal kesintiler gösterilerek net ödenecek tutara ulaşılmalı; ücret niteliği taşımayan ve belgelendirilebilen masraf ödemeleri ücret kalemleriyle karıştırılmamalıdır. Yol, yemek, prim ve ikramiyenin bordro, vergi ve SGK bakımından niteliği ile varsa istisnası ödeme türüne ve güncel mevzuata göre ayrı belirlenir; bütün kalemler için aynı brüt veya net muamele uygulanmaz.

Banka açıklamasında ödemenin ilgili olduğu ay ve türünün belirtilmesi, kayıtların eşleştirilmesini kolaylaştırır. Ücretin bir bölümünün elden veya şirket yetkilisinin kişisel hesabından ödenmesi; bordro, SGK prime esas kazanç ve fiili ödeme arasında uyuşmazlık yaratabilir. SGK'ya bildirilecek kazanç ile bordro ve banka tutarları her durumda birebir aynı rakam olmak zorunda değildir; kesintiler, prime tabi olmayan kalemler ve istisnalar nedeniyle farklar doğabilir. Farkların nedeni kayıtlardan açıklanabilir olmalıdır.

İnsan kaynakları, işveren yetkilisi ve muhasebenin bordro kesinleşmeden önce puantaj, eksik gün, yan haklar, SGK bildirimi ve ödeme listesini karşılaştırması yerinde olur. Asıl amaç, gerçek ücret ve fiilî çalışmanın ilgili kayıtlarla doğrulanabilmesidir.

Yıllık izin kullandırıldığını işveren nasıl belgelemeli?

Yıllık izin, çalışanın hak ettiği dönemde fiilen kullandırılmalı ve izin kayıtları düzenli tutulmalıdır. İzin talebi, onayı ve kullanılan tarihlerin anlaşılır olduğu bir izin kayıt sistemi kurulmalıdır. İş Kanunu'nun 56. maddesi işverenin yıllık ücretli izin kayıt belgesi tutmasını öngörür.

İş ilişkisi sürerken yıllık iznin sırf para ödenerek kapatılması, izin kullandırma yükümlülüğünün yerine geçmez. Sözleşme sona erdiğinde kullanılmamış yıllık izinlerin ücretinin hesabı ayrıca yapılır. Bu nedenle hangi yıl için kaç gün izin hak edildiği, kaç gün kullanıldığı ve bakiye iznin ne olduğu işten çıkış anında görülebilmelidir.

İş sağlığı ve güvenliğinde hangi kayıtlar önemlidir?

Risk değerlendirmesi, gerekli eğitimler, sağlık gözetimi, acil durum hazırlığı, ekipman kontrolleri ve kişisel koruyucu donanım yalnızca dosyada görünen belgeler olarak kalmamalıdır. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu bakımından işverenin yükümlülüğü, işyerindeki gerçek risklere uygun tedbirleri almak ve uygulamaktır.

50'den az çalışanı bulunan az tehlikeli işyerlerinde işveren veya işveren vekili, Bakanlığın öngördüğü eğitimi tamamlayarak kanundaki koşullarla İSG hizmetlerini bizzat yürütebilir. Bu imkân, sağlık gözetimi kapsamındaki işe giriş ve periyodik muayeneler ile tetkikleri kapsamaz; bunlar yetkili sağlık hizmeti yoluyla ayrıca yerine getirilmelidir. İşverenin bu yolu seçmesi risk değerlendirmesi, eğitim, acil durum tedbirleri ve diğer İSG yükümlülüklerini kaldırmaz.

Sağlık gözetimi, işe girişte, iş değişikliğinde ve işin niteliğine göre belirlenen düzenli aralıklarla ayrıca yürütülmelidir; kanundaki diğer gerekli haller de değerlendirilmelidir.

İş kazası halinde gerekli sağlık ve bildirim işlemleri zamanında yerine getirilmeli; olayla ilgili tutanaklar ve mevcut deliller korunmalıdır. İşyerine ilişkin genel İSG belgeleri ile her çalışanın eğitim, sağlık gözetimi ve teslim kayıtları düzenli izlenmelidir. Yükümlülüklerin kapsamı işyerinin faaliyet ve tehlike sınıfına göre değerlendirilir.

İşten ayrılışta en sık hangi hatalar yapılıyor?

Fesih sebebinin belge ve fiilî durumla uyuşmaması, eksik izin hesabı ve fiilî ayrılış nedenine uymayan SGK çıkış kodu uyuşmazlık yaratabilir. İş Kanunu'nun 19. maddesi uyarınca, işçinin davranışı veya verimi nedeniyle geçerli nedenle fesihte, hakkındaki iddialara karşı savunmasının alınması gerekir. Savunma her fesih için genel bir geçerlilik şartı değildir; fesih türüne göre gerekçe, bildirim ve ödeme yükümlülükleri de farklıdır. Bu nedenle her ayrılış aynı şablonla yürütülmemelidir.

Son ücret, kullanılmamış izin ücreti ve koşulları varsa kıdem ile ihbar tazminatı ayrı ayrı hesaplanıp belgelenmelidir. 4/a sigortalısı için SGK işten ayrılış bildirgesi, sona erme tarihini takip eden 10 gün içinde verilir; somut olayda uygulanabilecek özel düzenlemeler kontrol edilmelidir. İş Kanunu'nun 28. maddesine göre işten ayrılan işçiye, işinin çeşidini ve süresini gösteren çalışma belgesi verilir. Belgenin vaktinde verilmemesi veya yanlış bilgi içermesi yüzünden zarar doğarsa işçi ya da yeni işveren tazminat isteyebilir.

İbraname düzenlenecekse Türk Borçlar Kanunu'nun 420. maddesi uyarınca yazılı olmalı, iş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren en az bir ay geçmiş bulunmalı, ibra konusu alacağın türü ve miktarı açıkça yazılmalı ve hak tutarına göre eksiksiz ödeme banka aracılığıyla yapılmalıdır. İş ilişkisinin bittiği gün imzalatılan genel bir “alacağım yoktur” metni geçerli bir ibra yerine geçmez; kısmî ödeme içeren belgenin etkisi ayrıca değerlendirilir.

İşverenler için kısa kontrol listesi

1. İşe giriş ve sözleşme belgeleri ile özlük dosyasını tamamlayın.
2. Vardiyayı önceden planlayın, fiilî çalışmayı ayrıca kaydedin.
3. Fazla çalışma onayı, puantaj ve ücret ödemesini ayrı ayrı izleyin.
4. Bordro, banka, SGK ve muhasebe kayıtlarını düzenli karşılaştırın.
5. İzin ve İSG uygulamalarını fiilen yürütün, kayıtlarını saklayın.
6. İşten ayrılışta fesih sebebini, hesapları ve çıkış kodunu birlikte kontrol edin.

Sonuç: İşçilik uyuşmazlıklarında şirketi koruyan şey yalnızca çok sayıda belge üretmek değildir. Belgelerin işyerindeki gerçek çalışma ve ödeme düzenini doğru, zamanında ve birbiriyle uyumlu biçimde göstermesidir. Somut olayda yapılacak işlem, iş sözleşmesi, işyerinin faaliyeti ve fiilî koşullar incelenerek belirlenmelidir.