Sözleşmelerde Teknik ve Ticari Açıdan Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar

Sözleşmelerde Teknik ve Ticari Açıdan Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar

Şirketlerin iş ilişkilerinin temelini oluşturan sözleşmeler, yalnızca borç ve alacak ilişkisi doğuran metinler değil; aynı zamanda stratejik risk yönetimi araçlarıdır. Özellikle ticari faaliyetlerin büyüklüğü ve niteliği arttıkça, sözleşmelerin salt hukuki bakış açısıyla değil; aynı zamanda teknik, ticari ve operasyonel gerçekliklere göre tasarlanması zorunluluk haline gelir.

1. Stratejik Planlama ve Sözleşme Mimarisi

Sözleşme tasarımı, faaliyet türüne ve sektöre göre farklılık arz eder. Bu noktada;

• İş modeline uygun sözleşme türünün seçilmesi (satış, hizmet, distribütörlük, know-how, proje bazlı sözleşme vb.),
• Taraflar arası ilişki düzeyinin (eş düzey ticari ilişki, ana yüklenici-alt yüklenici modeli, franchising, tedarik zinciri ilişkisi) doğru analiz edilmesi,
• Teknik risklerin, mali yükümlülüklerin ve iş akışlarının en baştan tanımlanması gerekir.

Burada “şablon sözleşme” yaklaşımı çoğunlukla yetersizdir. Her projeye özel sözleşme mimarisi geliştirilmelidir.

2. Teknik Kapsamın Tanımlanması: Belirsizliğin Önüne Geçin

Ticari projelerde çıkan birçok uyuşmazlık, teknik belirsizliklerden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle:

• Teslim edilecek ürünün veya hizmetin fiziksel, fonksiyonel, sayısal ve kalite kriterleriyle tanımı yapılmalıdır.
• Varsa teknik şartnameler, CAD çizimleri, prototip onay süreçleri, test ve devreye alma kriterleri açıkça düzenlenmelidir.
• Proje bazlı işlerde kabul prosedürleri, eksiklik listeleri, önceden belirlenen kabul testleri yazılı olarak belirlenmelidir.

Teknik detayların sözleşme eki olarak değil, ayrılmaz parçası olarak düzenlenmesi esastır.

3. Ticari Koşulların Netleştirilmesi

Sözleşme kapsamında üstlenilecek edimlerin ticari karşılığı aşağıdaki başlıklar altında netleştirilmelidir:

• Fiyatlama yapısı: Birim bazlı mı? Toplam bedel mi? Revizeye açık mı? Sabit fiyat mı?
• Kur riskine karşı düzenlemeler: Özellikle dövizli sözleşmelerde kur dalgalanmasına karşı koruma mekanizmaları.
• Ödeme planı: Aşamalar halinde ödeme, teminat karşılığı ödeme, gecikme faizi oranları, stopaj ve KDV sorumlulukları.

Ayrıca "maliyet+kar" bazlı yapılan sözleşmelerde, masraf belgeleri, onaylı gider kalemleri gibi denetim unsurlarının tanımlanması gerekir.

4. Süre, Gecikme, Erken Fesih ve Devir Hükümleri

Sözleşme süresi yalnızca bir tarih aralığı olarak değil; bir “iş programı” olarak düzenlenmelidir. Bu bağlamda:

• İş takvimi, kilit teslim tarihleri, gecikme halinde uygulanacak yaptırımlar (cezai şart, faiz, sözleşme feshi) düzenlenmelidir.
• Erken fesih hakları için makul nedenler sınırlı şekilde sayılmalı, tek taraflı fesih mümkünse bildirime ve sürelere bağlanmalıdır.
• Özellikle altyapı, inşaat veya üretim sözleşmelerinde işin üçüncü kişilere devri ya da alt yüklenici kullanımı kısıtlanmalıdır

5. Teminat ve Güvence Mekanizmaları

Ticari güvenin hukukla desteklenmesi için şu unsurlar düzenlenmelidir:

• Teminat mektubu (süreli/süresiz), kesin teminat, avans teminatı,
• Rehin, ipotek, kefalet gibi şahsi veya ayni teminatlar,
• Garanti süresi, performans yükümlülükleri, satış sonrası hizmet taahhütleri.

Yalnızca teminat alınması değil, bu teminatların uygulanabilirliği ve sürekliliği de planlanmalıdır.

6. Sözleşmenin Teknik Denetime Açık Hale Getirilmesi

Özellikle projeye dayalı hizmet sözleşmelerinde, sözleşmenin icrası sürecinde denetim yapılabilmelidir:

• Yerinde denetim hakkı, proje ilerleme raporları, üçüncü kişi denetçilerin tayini gibi mekanizmalar öngörülmelidir.
• İşverenin temsilcileriyle yüklenici çalışanları arasındaki iletişim kuralları ve veri paylaşım sınırları yazılı olarak belirlenmelidir.

7. Fikri Mülkiyet ve Veri Koruması

Ortak çalışma sonucunda üretilecek içerik, yazılım, teknik bilgi, marka veya tasarım gibi unsurların:

• Sahipliği, lisanslama koşulları, kullanım süresi ve yayılma biçimi sözleşmede netleştirilmelidir.
• Taraflar arası gizlilik yükümlülüğü, veri güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındaki yükümlülükler açıkça yer almalıdır

8. Mücbir Sebep, Yükümlülük Sınırlamaları ve Uyuşmazlık Çözüm Yolları

Riskin doğru şekilde sözleşmeye yansıtılması için:

• Mücbir sebep halleri sınırlı şekilde sayılmalı ve bildirim süresi, ispat yükümlülüğü, sürelere etkisi netleştirilmelidir.
• Dolaylı zararlar, kar kaybı, döviz kuru, ekonomik dalgalanmalar gibi taleplerin hariç tutulup tutulmadığı açıkça yazılmalıdır.
• Uyuşmazlık halinde arabuluculuk – tahkim – yetkili mahkeme seçeneklerinden biri tercih edilip süreç tarif edilmelidir

Sonuç: Sözleşmelerin Profesyonel Yönetimi Ticari Gücünüzü Artırır

Her sözleşme, taraflar için hem bir güvenlik kalkanı hem de ticari başarı aracıdır. Sözleşmelerde yalnızca “ne” yapılacağı değil, “nasıl”, “hangi şartlarda” ve “ne olursa ne olur” sorularının yanıtları sistematik biçimde verilmeli, risk senaryoları önceden öngörülmelidir.

Bu nedenle, standart metinlerle değil, faaliyet alanına özgü, uygulama odaklı ve hukuki-teknik denetimden geçmiş sözleşmelerle ilerlemek, şirketler için ciddi bir rekabet avantajıdır.