İŞVERENLER İÇİN HUKUKİ REHBER: İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA MUTLAKA OLMASI GEREKEN KRİTİK BELGELER

İŞVERENLER İÇİN HUKUKİ REHBER: İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA MUTLAKA OLMASI GEREKEN KRİTİK BELGELER

İşçi özlük dosyası, modern iş hayatında sadece bir evrak yığını değil, aynı zamanda işverenin hukuki risk yönetiminin temel taşıdır. Türkiye Cumhuriyeti’nde faaliyet gösteren her işveren için, çalıştırdığı her işçi adına bir özlük dosyası düzenlemek ve bu dosyayı eksiksiz, güncel ve düzenli tutmak, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi ile getirilmiş mutlak bir yükümlülüktür.

Bu dosya, iş ilişkisinin başlangıcından sona ermesine kadar geçen tüm süreçlerde işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirdiğini kanıtlayan bir hukuki ispat aracı olarak işlev görür. İş müfettişi denetimleri, işçi alacakları veya işe iade davaları sırasında, dosyadaki belgelerin varlığı, işverenin aleyhine doğabilecek yüksek tazminat ve idari para cezası risklerini minimize eder.

Bu makale, işverenleri özlük dosyası tutma yükümlülükleri konusunda bilgilendirmek ve dosyada mutlaka bulunması gereken kritik belgeleri hukuki dayanaklarıyla birlikte listelemek amacıyla hazırlanmıştır.

1. YASAL ZORUNLULUK VE HUKUKİ DAYANAK

İşverenin özlük dosyası tutma yükümlülüğünün temelini oluşturan 4857 sayılı İş Kanunu (İşK) hükümleri, dosyanın içeriği ve gizliliği hakkında net kurallar koyar.

1.1. İşçi Özlük Dosyası Düzenleme Yükümlülüğü

İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermekle yükümlüdür.

1.2. İdari ve Cezai Sorumluluk

Özlük dosyasının usulüne uygun düzenlenmemesi veya hiç düzenlenmemesi, İş Kanunu’nun 104. maddesi uyarınca idari para cezası yaptırımına tabidir. Bu idari cezanın yanı sıra, eksik kayıtlar nedeniyle işçi alacakları davalarında ispat yükünün işveren aleyhine dönmesi, işverenin çok daha yüksek maliyetlerle karşılaşmasına neden olur.

2. İŞE GİRİŞ AŞAMASINDA DOSYAYA EKLENMESİ GEREKEN ZORUNLU BELGELER

İş ilişkisinin kurulduğu anda, işverenin yasal olarak düzenlemesi ve dosyaya eklemesi gereken temel belgeler aşağıdadır:

2.1. Kimlik ve Sözleşme Temelli Belgeler

2.1.1. Yazılı İş Sözleşmesi Süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı şekilde yapılması İşK m. 8 gereği zorunludur. Süresi bir yıldan az olsa dahi, işverenin işçiye çalışma koşullarını gösteren yazılı bir belge verme yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sözleşme, çalışma koşulları, ücret ve süre gibi temel unsurlarda ileride doğabilecek ihtilafları önlemede birincil ispat aracıdır.

2.1.2. Nüfus Cüzdanı Fotokopisi ve İkametgâh Belgesi İşçinin kimlik ve adres bilgilerini teyit eden temel belgelerdir.

2.1.3. SGK İşe Giriş Bildirgesi İşçinin işe başladığı tarihten önce Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) bildiriminin yapıldığını gösteren bildirge, mutlak suretle dosyada yer almalıdır.

2.1.4. Fazla Çalışma Onayı (Yıllık Muvafakatname) İş Kanunu’nun 41. maddesi uyarınca, işçilere fazla çalışma yaptırılabilmesi için işçinin yazılı onayının alınması gerekir. Bu onayın işe giriş sırasında alınması ve dosyada saklanması, işverenin fazla mesai talep etme hakkını hukuken güvence altına alır. Bu onayın her yıl yenilenmesi gerektiğini unutmamak gerekir.

2.2. İş Sağlığı ve Güvenliği Belgeleri

2.2.1. İşe Giriş Sağlık Raporu 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 15. maddesi, işe girişlerde sağlık muayenesi yapılmasını zorunlu kılar. Özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan işlerde çalışacaklar, işe uygun olduklarını belirten sağlık raporu olmadan işe başlatılamaz. Bu rapor, işvereni meslek hastalıkları ve iş kazalarından kaynaklanan sorumluluklardan korur.

2.2.2. Mesleki Yeterlilik Belgesi ve Öğrenim Belgeleri Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan işlerde, yapacağı işle ilgili mesleki eğitim aldığını belgeleyemeyenler çalıştırılamaz (6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu m. 17, ). Bu belge, ilgili iş kolu için yasal zorunluluk teşkil ediyorsa dosyada bulunmalıdır.

2.3. Kişisel Verilerin Korunması (KVKK) Belgeleri

İşveren, veri sorumlusu olarak 6698 sayılı KVKK hükümlerine uymak zorundadır.

2.3.1. KVKK Aydınlatma Metni Tebliği İşveren, işçinin kişisel verilerinin hangi amaçla işleneceği, kimlere aktarılacağı gibi konularda işçiyi KVKK m. 10 uyarınca bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu aydınlatma metninin işçi tarafından tebellüğ edildiğine dair imzalı belge, özlük dosyasında bulunmalıdır.

2.3.2. Özel Nitelikli Veri Açık Rıza Formu İş Kanunu veya İSGK gibi kanunlarla zorunlu kılınan durumlar (sağlık raporu) hariç, işçinin adli sicil kaydı veya sendika üyeliği gibi özel nitelikli verilerinin işlenmesi için KVKK m. 6 uyarınca işçinin açık rızası alınmalıdır.

3. HİZMET SÜRESİNCE DÜZENLİ OLARAK TUTULMASI GEREKEN KAYITLAR

İş ilişkisi devam ederken işverenin mali ve idari yükümlülüklerini kanıtlayan, düzenli olarak dosyaya eklenmesi gereken kritik kayıtlar şunlardır:

3.1. Ücret ve Mali Kayıtlar

3.1.1. Aylık Ücret Bordroları (İmzalı veya Özel İşaretli Pusulalar) İşveren, İş Kanunu’nun 37. maddesi gereği, işçiye ücret hesabını gösteren imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula (bordro) vermek zorundadır. Bordroların işçi tarafından imzalanmış olması veya banka kanalıyla ödeme yapıldığının dekontlarla kanıtlanması, özellikle fazla mesai ve ücret alacakları davalarında işverenin ödeme yaptığını ispat etmesi için temel delildir.

3.1.2. İkramiye ve Prim Hesap Formları Ödenen ikramiye, prim ve diğer ek ödemelerin detaylarını ve işçiye ödendiğini gösteren belgeler, ücret alacakları ihtilaflarında tutarlılık sağlamak açısından önemlidir.

3.2. İzin ve Devamsızlık Kayıtları

3.2.1. Yıllık Ücretli İzin Kayıt Belgesi İşveren, İşK m. 56 uyarınca işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösteren bir kayıt belgesi tutmak zorundadır. İzinlerin kullanıldığını gösteren imzalı kayıtlar, iş akdi sona erdiğinde işçinin kullanmadığı izinlere ait ücret talebini (İşK m. 59) bertaraf etmede kritik rol oynar.

3.2.2. İstirahat (Rapor) ve Mazeret İzin Belgeleri Hastalık nedeniyle alınan istirahat raporları ile evlilik, ölüm gibi mazeret izinlerine ilişkin belgeler, işçinin devamsızlıklarının haklı sebebe dayanıp dayanmadığını kanıtlar.

3.2.3. Devamsızlık Tutanakları İşçinin izinsiz ve mazeretsiz devamsızlıklarını (İşK m. 25/II-g) gösteren, mümkünse şahitli tutanaklar, haklı fesih prosedürünün temelini oluşturur.

3.3. İSG Eğitim ve Teslim Tutanakları

3.3.1. İSG Eğitim Katılım Tutanakları İş Sağlığı ve Güvenliği eğitimlerinin verildiğini gösteren, işçi ve eğitmen tarafından imzalanmış katılım tutanakları (İSGK m. 17, ) iş kazası durumunda işverenin kusursuzluğunu ispatlaması açısından elzemdir.

3.3.2. Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) Teslim Tutanakları İşçiye verilen koruyucu donanımların (baret, eldiven, maske vb.) teslim edildiğine ve kullanma talimatının verildiğine dair işçi imzalı tutanaklar, işverenin gerekli önlemleri aldığını gösterir.

4. DİSİPLİN VE İŞ AKDİNİN FESHİNE İLİŞKİN KRİTİK BELGELER

İş akdinin sona ermesi aşaması, usul hataları nedeniyle en yüksek riskin oluştuğu aşamadır.

4.1. Fesih Usul Belgeleri

4.1.1. Yazılı Fesih Bildirimi ve Sebep Gösterme İşveren, belirsiz süreli iş sözleşmesini feshederken, fesih bildirimini yazılı olarak yapmak ve fesih sebebini açık ve kesin bir şekilde belirtmek zorundadır (İşK m. 19, ). Bu belge, işe iade davalarında ispatın temelini oluşturur.

4.1.2. Savunma Talep Yazısı ve İşçi Savunması İşçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle fesih yapılmadan önce, işçinin hakkındaki iddialara karşı yazılı savunmasının alınması İşK m. 19 gereği zorunludur. Savunma talep yazısı, tebliğ tutanağı ve işçinin savunması (veya savunma vermekten imtina ettiğine dair tutanak) dosyada eksiksiz yer almalıdır. Savunma alınmaması, feshin usul yönünden geçersiz sayılmasına yol açar.

4.2. Mali ve İdari Çıkış Belgeleri

4.2.1. Kıdem ve İhbar Tazminatı Ödeme Belgeleri Ödenen kıdem ve ihbar tazminatları ile kullanılmayan yıllık izin ücretleri gibi tüm alacakların ödendiğini gösteren banka dekontları ve bu ödemeleri detaylandıran imzalı hesap pusulaları (bordrolar) dosyada muhafaza edilmelidir.

4.2.2. İbraname İşçinin, işvereninden alacağı kalmadığına dair düzenlenmiş olan ibraname, ödeme dekontlarıyla birlikte dosyaya eklenmelidir. İbranamenin geçerli olabilmesi için, iş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren en az bir ay sonra düzenlenmesi, alacak türünün ve miktarının açıkça belirtilmesi gibi yasal koşulların sağlanması zorunludur.

4.2.3. SGK İşten Ayrılış Bildirgesi İş akdinin sona erme tarihinden itibaren yasal süre içinde SGK'ya yapılan bildirimin sureti.

5. RİSK YÖNETİMİ VE GİZLİLİK BELGELERİ

Yasal olarak zorunlu olmasa da, işverenin ticari menfaatlerini korumak ve yönetim hakkını kanıtlamak için bu belgeler kritik öneme sahiptir:

1. İşyeri İç Yönetmeliği Tebliği: İşyerinin disiplin kurallarını, çalışma saatlerini ve kılık kıyafet gibi kurallarını içeren yönetmeliğin, işçiye teslim edildiğine dair imzalı tebliğ formu dosyada bulunmalıdır.
2. Gizlilik ve Rekabet Yasağı Sözleşmeleri: İşverenin ticari sırlarını korumak amacıyla düzenlenen bu sözleşmeler, İşK m. 75’teki gizlilik yükümlülüğünü somutlaştırır.
3. Performans Değerlendirme Formları: İşçinin verimsizliğinden kaynaklanan geçerli fesihlerde (İşK m. 18), işverenin feshin haklı sebebe dayandığını kanıtlaması için düzenli performans kayıtları hayati derecede önemlidir. Bu formlar, objektif kriterlere dayalı olarak hazırlanmalı ve işçiye tebliğ edilmelidir.

SONUÇ: ÖZLÜK DOSYASININ DENETİM KANITI OLARAK ÖNEMİ

İşverenler, özlük dosyasını sadece bir arşivleme faaliyeti olarak değil, iş süreçlerinin hukuka uygunluğunu sağlayan bir denetim kanıtı olarak görmelidir.

Özellikle ücret bordroları, izin kayıtları ve fesih usul belgelerinin imzalı, tarihli ve güncel tutulması, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirdiğinin somut kanıtıdır. Bu belgelerdeki en küçük bir eksiklik veya usul hatası, işverenin olası bir yargı sürecinde ispat yükünü yerine getirememesine ve ciddi maliyetlerle karşı karşıya kalmasına neden olacaktır. İşverenler, özlük dosyası yönetimini sürekli ve titiz bir süreç olarak ele almalıdır.